dss

dss
องค์กรกับระบบสารสนเทศ วัตถุประสงค์1.นักศึกษาสามารถบอกความหมายของระบบได้2.นักศึกษาสามารถบอกความหมายและ ทราบการทำงานขององค์กร 3 นักศึกษาสามารถอธิบายการจัดโครงสร้างหน่วยประมวลผล ในองค์กร4.นักศึกษาสามารถบอกความหมายระบบสารสนเทศ 5.นักศึกษาสามารถอธิบายชนิดของชนิดของระบบสารสนเทศ2.1 ระบบคืออะไร ระบบ หมายถึงสิ่งที่ประกอบขึ้นมาจากหน่วยย่อยหรือองค์ประกอบย่อย ที่จะต้องมีความสัมพันธ์และทำหน้าที่ร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ภายในระบบแต่ละระบบสามารถมองเป็น ระบบย่อย (Subsystem) ได้ซึ่งระบบย่อยเหล่านี้ถือว่าเป็นระบบด้วยเช่นกัน เพราะมีองค์ประกอบต่าง ๆ ของระบบที่สมบูรณ์ในตัวเอง เมื่อระบบย่อยหลาย ๆ ระบบรวมกันจะทำให้เกิดระบบใหญ่ขึ้น ถ้าพิจารณาองค์กร ในรูปแบบของระบบการเรียนของโรงเรียน ระบบดังกล่าวจะประกอบด้วยระบบย่อยคือ ฝ่ายรับสมัคร ฝ่ายทะเบียน ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบุคลากร ฝ่ายวิชาการ ฝ่าย ต่าง ๆ เหล่านี้จะต้องทำงานร่วมกัน เพื่อสร้างสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร ในแต่ละฝ่ายอาจจะมีระบบย่อยได้อีก ประเภทของระบบองค์ประกอบของระบบ ขอบเขตและสภาพแวดล้อมของระบบ ประเภทของระบบ ถ้าจะกล่าวถึงประเภทของระบบเราสามารถจำแนกออกเป็นหลายประเภทขึ้นกับว่า เราสนใจคุณลักษณะอะไรของระบบนั้น ๆ ในที่นี้จะขอกล่าวเฉพาะบางประเภทของระบบที่มีคุณลักษณะที่น่าสนใจดังนี้ ระบบเปิด ระบบเปิด (open system) คือระบบที่มีปฏิกิริยาตอบสนองต่อสภาพแวดล้อม มีการแลกเปลี่ยนข่าวสารข้อมูลกับสิ่งแวดล้อมภายนอก ซึ่งพยายามปรับตัวเปลี่ยนแปลงโครงสร้างภายในให้อยู่รอดได้ โดยทั่วไปแล้วองค์กรต่าง ๆ ถือว่าเป็นระบบย่อยของระบบธุรกิจทั้งหมด การทำงานขององค์กรต้องมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของระบบธุรกิจ ซึ่งถือว่าเป็นสภาพแวดล้อมภายนอกตาม เช่นระบบ การลงทะเบียน มีความสัมพันธ์ระบบอื่น ๆ ที่อยู่ภายนอกของระบบ ตั้งแต่การรับใบลงทะเบียนจากนักศึกษา ตรวจสอบข้อมูลการลงทะเบียน การชำระเงินค่าลงทะเบียน การทำตารางเรียนตารางสอน ระบบปิด ระบบปิด (close system) คือระบบที่ไม่ต้องสนองต่อสิ่งแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น การทดลองในห้องปฏิบัติการ หรือระบบที่ทีการควบคุมการปฏิบัติต่าง ๆ ได้อย่างสมบูรณ์ องค์ประกอบของระบบ องค์ประกอบที่สำคัญของระบบมี 4 ส่วน ได้แก่ ส่วนนำเข้า (input) ส่วนกระบวนการหรือ โพรเซส (processing) ส่วนผลลัพธ์ (output) และส่วนป้อนกลับ (feed-back) ส่วนนำเข้า คือ ทรัพยากรหรือสิ่งที่จำเป็น เพื่อนำเข้าสู่ระบบแล้วก่อให้เกิดกระบวนการขึ้น ส่วนกระบวนการ คือ ส่วนที่ทำหน้าที่แปรสภาพ หรือประมวลผล โดยอาศัยส่วนนำเข้าของระบบไปแปรสภาพเป็นผลลัพธ์ที่ต้อง ส่วนผลลัพธ์ คือ ส่วนที่ต้องการจากระบบ ซึ่งเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของระบบส่วนป้อนกลับ คือ ส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของกระบวนการ เพื่อให้การทำงานของระบบบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ โดยนำเอาส่วนผลลัพธ์ไปเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ จากนั้นนำผลที่ได้จากการเปรียบเทียบไปปรับปรุงส่วนนำเข้าหรือกระบวนการ ขอบเขตและสภาพแวดล้อมของระบบ (boundary and environment) ส่วนประกอบอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในระบบเรียกว่า สภาพแวดล้อม (environment) ซึ่งขอบเขตที่แบ่งระหว่างระบบและสภาพแวดล้อมเรียกว่า ขอบเขตของระบบ (system boundary) การกำหนดขอบเขตของระบบนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญในการวิเคราะห์ระบบ ส่วนการกำหนดว่าขอบเขตของระบบนั้น ควรจะเป็นอย่างไรอาจจะขึ้นอยู่กับงานที่ต้องการ หรือขึ้นกับวัตถุประสงค์ในการวิเคราะห์ระบบที่สนใจ ถ้ากำหนดขอบเขตไม่ดีอาจเกิดปัญหาขึ้นภายหลังได้ระบบ ต้องมีขอบเขต(boundary)ของระบบ เพื่อความเข้าขอบเขตของระบบ ยกตัวอย่างเช่นระบบร่างกายมนุษย์ มีขอบเขต คือ ส่วนต่าง ๆ ที่อยู่ภายนอกร่างกาย เช่น ผิวหนัง ผม เล็บ .2 องค์กร ( Organization ) องค์กร คือ อะไรองค์กรมีคุณลักษณะสำคัญ 3 ประการคือ- เป็นกลุ่มของบุคคลตั้งแต่สองคนขึ้นไป- มีการรวมตัวกัน เพื่อการทำงาน มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน- มุ่งมั่นให้งานนั้นสำเร็จตามเป้าหมาย จากความหมายข้างต้น หากมององค์กรให้เป็นระบบหนึ่งได้เช่นเดียวกัน เพราะมีองค์ประกอบย่อย คือ บุคคลแต่คน มาร่วมกันทำงานเพื่อความสำเร็จในงานนั้น และมีองค์ประกอบด้านทรัพยากรอื่น ๆ ที่นำเข้ามาใช้ในการทำงาน เพื่อบรรลุความมุ่งหมาย นักบริหารกับองค์กร การบริหาร คือ การทำงานให้สำเร็จโดยอาศัยคนอื่น ๆ ทำงานให้สำเร็จตามวัตประสงค์ซึ่งในองค์กรมีทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรหลัก และทรัพยากรอื่น ๆ เช่นเครื่องจักร เงินทุน วัตถุดิบ สารสนเทศ เพื่อผลิตสินค้า และการบริการออกจำหน่ายและตอบสนองความพอใจให้กับผู้เกี่ยวข้องกับองค์กรนักบริหาร หรือ ผู้บริหาร คือ บุคคลที่เป็นหัวหน้า หรือ ผู้นำ ของกลุ่มคนในองค์กร จัดการทรัพยากรขององค์กร และประสานงานการใช้ทรัพยากร เพื่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรผู้ปฏิบัติการ คือ บุคคลที่เป็นทำงานงานนั้น เป็นงกลุ่มคนส่วนใหญ่ในองค์กร ทำหน้าจัดการทรัพยากรขององค์กร และประสานงานการใช้ทรัพยากร เพื่อการทำงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาด เจ้าหน้าที่ฝ่ายการบัญชี เจ้าหน้าที่ฝ่ายการผลิต พนักงานงานขาย เป็นต้นระดับการบริหาร ในองค์กรมีแบ่งระดับการบริหารออกเป็น 2 แนวทาง- แนวนอน โดยแบ่งแยกตามความถนัด หรือเนื้อหางานงานเป็นสำคัญ ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายการเงินบัญชี ฝ่ายธุรการ- แนวตั้ง โดยแบ่งตามระดับเช่น ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับต้นในการแยกแยะระดับการบริหาร หรือการทำงานขององค์กรแบ่ง 3 ระดับ- การบริหารระดับเทคนิค หรือ ระดับการปฏิบัติการ- การบริหารระดับบริหาร หรือ การบริหารระดับกลาง- การบริหารระดับสถาบัน หรือ การบริหารระดับสูงจากระดับการบริหาร นักวิเคราะห์จะได้ทราบแนวทางในการพัฒนา เพื่อจัดสารสารเทศ ที่ผลิตออกจากระบบสารสนเทศให้เหมาะสม และเป็นพื้นฐานในการวิเคราะห์ระบบ เพื่อการออกแบบระบบให้เหมาะสมกับงานในแต่ระดับการบริหารต่อไป ประเภทขององค์กร สำหรับประเภทขององค์กรนั้น นักวิเคราะห์ระบบมักจะมองรูปแบบขององค์กรเป็น 2 ประเภทได้แก่ ก. องค์กรแบบเป็นทางการ (formal organization)คือ องค์กรที่มีการกำหนดโครงสร้างอย่างมีหลักเกณฑ์ โดยระบุความสัมพันธ์ระหว่าง สมาชิกในองค์กรเกี่ยวกับ อำนาจหน้าที่ ข้อผูกพันและความรับผิดชอบ ตลอดจนการวางแผนและกฎเกณฑ์ต่าง ๆ อย่างชัดเจน ไม่ยืดหยุ่นข. องค์กรแบบไม่เป็นทางการ (informal organization)คือ องค์กรที่จัดโครงสร้างขององค์กรไม่รัดกุม ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว ไม่กำหนดความสัมพันธ์ของสมาชิกผังองค์การผังองค์การ (organization chart) เป็นเครื่องมือที่ใช้แสดงให้เห็นถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการจัดองค์การว่าแบ่งออกเป็นหน่วยย่อยอะไรบ้าง แต่ละหน่วยมีความสัมพันธ์กันอย่างไร โดยแสดงในลักษณะโครงสร้างลำดับชั้น (hierachical structure) จากความรู้เรื่องระบบ นี้ ทำให้นักวิเคราะห์ระบบ ทราบความหมาย และขอบเขตของระบบไปเพื่อเป็นพื้นฐานเรื่องวิเคราห็และออกแบบระบบสารสนเทศเทศต่อไป เพราะในองค์กร ปัจจุบัน มีการใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารอย่างแพร่หลาย2.3 การจัดโครงสร้างหน่วยประมวลผล ในองค์กร ในทางปฏิบัติทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลต่าง ๆ จะถูกนำมาใช้ให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่แตกต่างกัน เช่นข้อมูลที่เกิดในหน่วยงานหนึ่งอาจถูกนำไปใช้ในหน่วยงานอื่น ถ้าแต่ละหน่วยงาแยกการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลจากกัน จะทำให้ค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่ควรจะเป็น ดังนั้นการจัดโครงสร้างการประมวลผลจึงเป็นจุดหนึ่งที่สำคัญในระบบงาน สามารถแบ่งการจัดโครงสร้างของการประมวลผลได้ 3 วิธี 1.โครงสร้างแบบศูนย์รวม (centralized structure)คือ โครงสร้างที่มีทรัพยากรในการประมวลผลอยู่ส่วนกลาง มีหน่วยงานอิสระหน่วยงานหนึ่งรับผิดชอบดูแลและจัดการอาจจะเรียกว่า หน่วยประมวลผลข้อมูลก็ได้ มักจะพบในกรณีที่องค์กรนั้น ๆ มี MIS อย่างสมบูรณ์ ซึ่งหน่วยงานดังกล่าวจะมีอำนาจในการควบคุมและสั่งการ ลักษณะการจัดองค์กรตามโครงสร้างแบบนี้สามารถแสดงเป็นภาพได้ ดังนี้2.โครงสร้างแบบกระจาย (distributed structure)ทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลจะอยู่ตามหน่วยงานต่าง ๆ การบริหารเป็นอิสระขึ้นตรงกับผู้บริหารฝ่ายนั้น ๆ ตามรูปด้านล่าง จะพบในกรณีหน่วยงานนั้น เริ่มพัฒนาระบบสารสนเทศในแต่ละฝ่าย ซึ่งอาจจะถูกพัฒนาไปเป็นโครงสร้างแบบผสมก็ได้ 3.โครงสร้างแบบผสม (hybrid structure)ทรัพยากรที่ใช้ในการประมวลผลอยู่ที่ส่วนกลาง ขณะเดียวกันก็มีอยู่ตามหน่วยงานต่าง ๆ ด้วย จะพบในกรณีที่องค์กรนั้นพัฒนาระบบสารสนเทศ เสร็จหลายฝ่ายและเตรียมที่จะเป็น MIS ซึ่งโครงสร้างแบบนี้อาจจะถูกพัฒนาไปเป็นโครงสร้างแบบศูนย์รวมก็ได้ ดังภาพต่อไปนี้2.4 ระบบสารสนเทศ (Information System) การบริหารงานในองค์กรนั้น ทุกขั้นตอนจะต้องใช้ข้อมูลข่าวสารทั้งสิ้น นักวิเคราะห์ระบบควรศึกษาเกี่ยวกับหน้าที่ต่าง ๆ ในองค์กร การจัดองค์กร โครงสร้างขอบองค์กร เพื่อศึกษาว่า แต่ละระบบต้องการข้อมูลข่าวสารอะไร รวมถึงเรื่องของการเคลื่อนไหวของข้อมูลด้วยว่าข้อมูลที่เกิดจากระบบย่อยหนึ่ง ๆ จะเป็นข้อมูลสำหรับระบบย่อยใดต่อไป ปัจจุบันองค์กรธุรกิจได้เจริญเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางด้านบริหารงาน เช่นการตัดสินใจแต่ละปัญหาจะใช้ข้อมูลที่ได้จากการพยากรณ์เหตุการณ์ล่วงหน้า หรือสารสนเทศต่าง ๆ ที่ผ่านการวิเคราะห์มาแล้ว ทำให้ตัดสินใจผิดพลาดน้อยมาก นอกจากนั้นยังใช้สารสนเทศต่าง ๆ มาช่วยในการวางแผนและการควบคุมงานได้ อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสมบัติของสารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติดังนี้ - ความละเอียดแม่นยำหรือเที่ยงตรง- ความกระทัดรัดของสารสนเทศ- ความทันต่อการใช้งาน- ความถูกต้อง- ตรงกับความต้องการ- คุณสมบัติเชิงประมาณ เช่น เปอร์เซ็นต์ความเชื่อมัน- ความยอมรับได้- การใช้ได้ง่าย- ความไม่ลำเอียง- ความชัดเจน2.5 ชนิดของระบบสารสนเทศ ระดับการบริหาร ระบบสารสารสนเทศ ระดับสูง ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการระบบสนับสนุนเพื่อการตัดสินใจ ระดับต้น ระบบการประมวลผลรายการ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระดับปฏิบัติการ ระบบการประมวลผลรายการ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ 1.ระบบการประมวลผลรายการ (Transaction processing systems :TPS) การดำเนินงานขององค์กรหนึ่ง ๆ นั้น จะประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ มากมาย ในการปฏิบัติงานแต่ละกิจกรรมนั้น พบว่าต้องใช้ TPS เป็นพื้นฐานเสมอ ซึ่ง TPS เหล่านี้ได้มาจากข้อมูลที่ถูกส่งจากแผนกหนึ่งไปอีกแผนกหนึ่ง การประมวลผลแบบนี้ อาจจะถือได้ว่าเป็นกิจกรรมหลักขององค์กรในแต่ละวัน โดยเริ่มจากการเก็บรวบรวมข้อมูล ทำการวิเคราะห์อย่างมีระบบตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ รวมกับข้อคิดบางอย่างเป็นข่าวสารที่นำไปใช้ได้ทันที สามารถเขียนเป็นวัฏจักรของการประมวลผลได้ดังนี้ วิธีการประมวลผลมี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ ทำด้วยมือ (manual data processing)และการประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ หรือเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (electronic data processing) ซึ่งอาจจะเป็นแบบ batch หรือแบบ on-line ก็ได้ตัวอย่าง เช่น ระบบสารสนเทศของห้างสรรพสินค้า ที่รับชำระค่าสินค้า ออกใบเสร็จ ตัดสต็อกสินค้าอัตโนมัติ ออกรายงานการขายประจำวันต่อ พนักงานขายได้2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation Systems : OAS) เป็นระบบที่ช่วยสนับสนุนงานธุรการในองค์กรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นหมายถึงการประสานงานในด้านต่าง ๆ ของแต่ละหน่วยงาน ซึ่งอาจจะต้องให้เทคโนโลยีทางด้านเครือข่ายเข้ามาช่วย และในปัจจุบันมี Sofeware หลายตัวที่ผนวกเข้ากับเทคโนโลยีแล้วสามารถช่วยให้การทำงานด้านี้รวดเร็วขึ้น เช่น การใช้งานโปรแกรม ไมโครซอฟต์ออปฟิดต์ เพื่อการจัดทำเอกสาร การใช้งาน e-mail voice-mail หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ผ่านเว็บ ระบบ E-office 3.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (management information systems: MIS) MIS นี้เปรียบเสมือนเป็นผู้ช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจ (decision making) และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ซึ่งสารสนเทศที่นำมาใช้ใน MIS นี้ได้มาจาก TPS แต่อาจจะมีการใช้สารสนเทศหรือความรู้จากที่อื่นประกอบด้วย เช่น แนวโน้มทางด้านเศรษฐศาสตร์ ปริมาณและความต้องการในการกู้ยืมเงินของประชาชน เป็นต้นการการตัดสินใจบางอย่างในองค์กรธุรกิจ อาจจะอยู่ในรูปแบบที่เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ (recur regularly) เช่น ต้องการข้อมูลแบบนี้ทุก ๆ อาทิตย์ ทุก ๆ เดือน หรือทุก ๆ ไตรมาส เป็นต้น ซึ่งกลุ่มของสารสนเทศที่ต้องากรนั้นมักจะเป็นกลุ่มที่แน่นอนตายตัว สามารถเขียนโครงสร้างของการตัดสินใจหรือรูปแบบรายงานไว้ล่วงหน้าและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ เมื่อมีเหตุการณ์หรือเงื่อนไขดังกล่าวเกิดขึ้น ซึ่งใช้การวิเคราะห์ขั้นต้นเท่านั้น 4.สารสนเทศที่ใช้ในระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (decision support systems :DSS) การตัดสินใจบางอย่างไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำแบบปกติ คืออาจจะมีบางปัญหาที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน เข้ามาอย่างกระทันหันและต้องการตัดสินใจ โดยบางครั้งอาจจะเกิดขึ้นเพียงครั้งเกียว หรือไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย DSS จะเป็นเสมือนผู้ช่วยผู้บริหารที่จะต้องทำการตัดสินใจ เกี่ยวกับสถานะภาพเฉพาะบางอย่าง อาจจะเรียกได้ว่าเป็นการตัดสินใจแบบไม่เป็นโครงสร้าง (unstructured) หรือกึงโครงสร้าง (semi-structured) ซึ่งยากที่จะเตรียมรูปแบบของรายงานที่แน่นอนไว้ล่วงหน้า จะเห็นว่า DSS นี้เป็นระบบสารสนเทศที่ยืดหยุ่นมากกว่าระบบสารสนเทศชนิดอื่น ๆ ต้องใช้การวิเคราะห์ชั้นสูง5.ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง (Executive Information Systems :ESS) เป็นระบบที่พยายามจัดทำสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ของผู้บริหารระดับสูง ซึ่งภาระส่วนใหญ่จะเป็นการวางแผนระยะยาวว่าองค์กรจะไปในทิศทางใด ซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้นั้นส่วนหนึ่งมาจากระบบ TPS และที่ขาดไม่ได้คือ ข้อมูลจากภายนอกองค์กร เพื่อนำมาเปรียบเทียบให้เห็นว่าองค์กรของตนเองนั้นอยู่ในระดับใด และแนวโน้มเป็นอย่างไร ส่วนการประมวลผลนั้นมักจะใช้สภาพการจำลอง การพยากรณ์ เป็นต้น